최근 설계사무소, 세무사무소, 노무·법무 관련 사무실 등 고객 자료를 핵심 자산으로 다루는 소규모 전문 사업장을 중심으로 문서 관리 방식에 대한 문제의식이 커지고 있다. 디지털 환경에서 업무 효율은 높아졌지만, 여전히 개인 PC·이메일·외장 저장장치 등에 문서가 분산 보관되면서 관리 공백과 보안 리스크가 함께 확대되고 있기 때문이다.
전문가들은 이러한 환경이 버전 관리 혼선, 감사 대응 미흡, 내부 정보 유출로 이어지고 있다고 지적한다.
수도권의 한 설계사무소 A사는 프로젝트 도중 반복적인 도면 수정으로 큰 혼선을 겪었다. 담당자별로 도면을 개인 PC에 저장해 관리하다 보니, 발주처에 전달된 파일이 최신 버전이 아닌 것으로 확인된 것이다.
결국 재작업과 일정 지연이 발생했고, 대외 신뢰도에도 영향을 미쳤다. A사 관계자는 “누가 언제 어떤 파일을 수정했는지 확인할 수 있는 체계가 없었다”며 “문서 이력 관리의 필요성을 절감했다”고 말했다.
세무사무소 역시 상황은 크게 다르지 않다. 고객별 신고 자료, 증빙 서류, 상담 기록 등이 직원 개인 PC나 메일함에 흩어져 관리되는 경우가 많아, 세무조사나 고객 분쟁 발생 시 자료를 즉시 제출하지 못하는 사례가 발생하고 있다.
실제로 한 세무사무소에서는 퇴사한 직원의 PC에만 저장돼 있던 고객 자료를 확보하지 못해 과거 신고 내역 소명에 어려움을 겪은 사례도 있었다. 이는 단순한 불편을 넘어 법적 리스크와 고객 신뢰 하락으로 이어질 수 있는 문제다.
최근 보안 업계에서는 외부 해킹보다 내부자에 의한 정보 유출 사고가 빠르게 증가하고 있다는 점에 주목하고 있다. 특히 소규모 사업장은 보안 전담 인력이나 체계적인 관리 시스템이 없는 경우가 많아, 상대적으로 취약한 구조를 갖는다.
고객 개인정보, 재무 자료, 설계 도면 등 민감한 데이터가 무단 복사·외부 반출되더라도 이를 인지하거나 추적하지 못하는 경우가 대부분이다. 전문가들은 “사업 규모와 관계없이 다루는 데이터의 민감도는 이미 대기업 수준”이라고 지적한다.
이러한 문제의 해법으로 주목받는 것이 바로 문서중앙화다. 문서를 개인 PC에 저장하지 않고 중앙 서버에서만 생성·저장·관리함으로써, 문서 분산으로 인한 혼선과 보안 공백을 근본적으로 해소할 수 있다.
문서중앙화는 버전 관리 자동화, 문서 이력 추적, 접근 권한 통제, 반출 관리 등을 통해 업무 효율과 보안을 동시에 강화할 수 있다는 점에서 설계·세무사무소 등 전문 사무 환경에 적합한 대안으로 평가받고 있다.
브랜드 측 설명에 따르면 쿠독은 모든 문서를 개인 PC에 저장하지 않고 중앙에서만 관리하는 구조를 기반으로, 내부 정보 유출의 주요 원인을 원천 차단한다. 문서 생성부터 수정, 공유, 폐기까지 전 과정이 중앙에서 관리되며, 문서 이력 및 버전 관리가 자동화돼 감사 대응과 분쟁 대응에도 강점을 갖는다.
또한 사용자·부서·직무별 세분화된 권한 관리를 통해 문서 열람·편집·출력·다운로드 권한을 통제할 수 있으며, 승인 기반의 문서 반출 통제 기능으로 무단 외부 유출을 사전에 방지한다.
와이즈허브시스템즈 관계자는 “쿠독은 대기업을 위한 복잡한 보안 솔루션이 아니라, 고객 자료를 핵심으로 다루는 소규모 전문 사무소에 꼭 필요한 실무형 문서중앙화 솔루션”이라며 “문서 관리 방식 자체가 경쟁력이 되는 시대에 실질적인 대안이 될 것”이라고 밝혔다.
전문가들은 앞으로 고객 정보 보호와 문서 관리 체계가 사업 신뢰도와 직결되는 요소가 될 것으로 전망하고 있다. 단순한 업무 편의성을 넘어, 고객 자료를 얼마나 안전하고 체계적으로 관리하느냐가 선택의 기준이 되고 있다는 분석이다.
산재된 문서로 인한 리스크를 줄이고, 감사·분쟁·보안 이슈에 선제적으로 대응하기 위해 문서중앙화가 필요한 시대가 본격적으로 도래하고 있다.
[글로벌에픽 황성수 CP / hss@globalepic.co.kr]
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